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Fahrauftrag erstellen

 Auf den Menüpunkt „Neuer Fahrauftrag“ klicken.

Auf „Erstellen“ klicken.

Fahrauftragsdaten erfassen

Tourdaten

Tourdaten erfassen:

  • Datum:
    Pickupdatum
    Vorbelegt ist das Erstelldatum.
  • Kunde:
    wählbar aus der Kundenliste.
  • Besteller
    In Dropdown-Menü wählbar.
    Zur Auswahl stehen die beim Kunde hinterlegten Ansprechpartner. (Erst nach dem Speichern möglich)
  • Referenznummer:
    Freitext z.B. Auftragsnummer eines Partners, eines Events o.ä. .
  • PAX:
    Anzahl der Fahrgäste eingeben.
  • Kategorie
    In Dropdown-Menü wählbar.
  • Pickup:
    Die Pickupzeit wird im Ablaufplan erfasst/bearbeitet.
  • Dropoff:
    Die Dropoffzeit wird im Ablaufplan erfasst/bearbeitet.
  • Auftragart:
    In Dropdown-Menü wählbar.
    Zur Auswahl stehen „Stundenbuchung“ und „Transfer“.
    Vorbelegt ist Transfer.
  • Fahrzeug:
    In Dropdown-Menü wählbar.
  • Fahrer:
    In Dropdown-Menü wählbar.
  • Anzahl der Gepäckstücke
    eintragen
  • Partner:
    In Dropdown-Menü wählbar.
    Vorbelegt ist der Besitzer des Systems.
  • Auftragsstatus
    z.B. Planung, Cancel, Angebot usw. .
    Vorbelegt ist der Status „Planung“.

Info: Aufträge im Status „Planung“ sind für den Fahrer noch nicht sichtbar in der Fahrer App und in der Onlineanwendung!

  • Fahrerstatus
    Die Infozeile wird erst nach Fahrerzuordnung und Speichern sichtbar.

Funktionen

Speichern
Fahrauftragsdaten speichern.

Speichern und Schließen
Daten speichern und Fahrauftrag schließen.

Aktualisieren
Auktualisieren der Fahrauftragsdaten.

Kopieren:
Erstellt eine Kopie dieses Fahrauftrages (Gleicher Kunde, gleicher Tag, gleiche Daten).
Externe Dokumente und Abholschilder müssen neu hochgeladen werden.

E-Mail:
Der Button „E-Mail“ öffnet ein Auswahlmenü aus verschiedenen E-Mail Vorlagen wie z.B.:

  • der Auftragsbestätigung an Kunden
  • dem Fahrauftrag an Fahrer
  • der Verfügbarkeitsanfrage an Partner

Preise drucken
Sollen Preise in der E-Mail angezeigt werden, muss „Ja“ ausgewählt werden.
Vorbelegt ist „Nein“.

Ablaufplan

Flugnummer:
Nummer des Fluges bei  Airporttransfers eingeben.
Zur Prüfung der Flugnummer ein Leerzeichen zwischen dem Airlinekürzel (z.B. „LH“) und der Nummer des Fluges (z.B. „829“)  LH 829  einfügen.
Die Flugprüfung wird durch drücken der „ENTER“ Taste durchgeführt, so lange sich der Cursor im Feld „Flug Nr.“ befindet.
Auf „Übernehmen“ klicken.

Die geprüften Flüge werden in der Auftragsliste/Übersicht grün abgebildet,
und die ungeprüften rot.

Eine Flugprüfung kann auch für den Abflug vorgenommen werden.

Uhrzeit:
Startzeit Pickup
Ankunftzeit Dropoff
Standard bei der Anlage eines Auftrages ist, dass es einen Pickup und einen Dropoff gibt.
Weitere Stops/Zwischenziele können hinzugefügt werden.

Adresse:
Für die Ermittlung der GPS-Koordinaten relevante Adressdaten (Straße, PLZ, Ort, Land).
Geben Sie einen Suchbegriff wie  z.B. „Hotel vier Jahreszeiten“  oder „Flughafen Frankfurt“ in das Feld in der Spalte „Adresse“  ein und drücken die „ENTER“ Taste.
Die Ermittlung der GPS Koordinaten erfolgt mit Hilfe von Google Maps.

Bezeichnung:
Bezeichnung des Start-/Zielpunktes dieses Fahrauftrages (kein Einfluss auf die Routenberechnung).

Art:
Beschreibt die Art des Start- bzw. Zielpunktes.
Zur Auswahl stehen:

  • Ort
  • Flughafen
  • Bahnhof
 

Point of Interest

POI
Diese eigenen hinterlegten Ziele erleichtern die Adresseingabe beim Fahrauftrag anlegen.
Weitere Infos finden Sie unter diesem Link.

Route

Zeigt die geplante Route für diese Buchung an.

Fahrgäste

Fahrgastdaten
Jeder Fahrgast wird mit den betreffenden Daten (Mobilnummer/Hinweis) in einer separaten Zeile dieser Fahrgastliste erfasst.

Interne Hinweise können hier vermerkt werden.
Diese hinterlegten Hinweise dienen nur zur internen Verwendung und werden nicht in der Fahrerapp angezeigt.

Kosten

Artikel
Position über Artikelauswahl hinzufügen

Artikelliste
Artikel auswählen und auf das Symbol mit dem blauen Pfeil klicken und den Artikel übernehmen.

Über „Hinzufügen“ können manuelle Positionen in die Kostenliste  hinzugefügt werden.


Entfernen
Über den Button „Entfernen“ können Positionen (Zeile) aus der Kostenliste gelöscht werden.

Spalten der Kostenliste

Beschreibung
Beschreibung der Position (Artikel)
Die Textfelder sind jederzeit manuell editierbar.

Menge
Faktor zur Berechnung des Preises für diese Position (Zeile).

Einzelpreis
Preis für „ein Stück“ dieser Leistung.

Rabatt
Auf diese einzelne Position anwendbarer Rabatt (Prozentsatz eingeben).

MwSt.
Dropdown-Menü zur Auswahl des gewünschten MwSt.-Satzes für die einzelne Position.

Summe
Produkt Menge, Einzelpreis und Rabatt.

Hinweise

Auf den Button „Hinzufügen“ klicken und den gewünschten Text in das Feld „Bemerkungen“ eingeben.
Durch Auswahl der Häkchen bei:

  • K (Kunde)
  • I  (Intern)
  • F (Fahrer)

werden die Adressaten dieser Hinweise festgelegt.
Mehrfachnennung möglich.

Info: Es können mehrere Hinweise für den gleichen Adressaten (z.B. Fahrer) erfasst werden.

über den Button „Entfernen“ werden Bemerkungen aus der Hinweisliste gelöscht.

Dokumente

Externe Dokumente im PDF-Format hinterlegen/hochladen.

Auf den Button „Hinzufügen“ klicken.

Links „Durchsuchen“ anklicken .
Die gewünschte Datei mit einem Doppelklick übernehmen.
Datei hochladen und den Upload mit „Speichern“ bestätigen.

Abholschild

Auf den Buttton „Abholschild“ klicken

Die Namen werden aus der Fahrgastliste übernommen.
Das Abholschild ist editierbar. 
Danach auf „Erzeugen“ klicken.

Das Dokument Abholschild wird automatisch mit der Fahrauftragsnummer gespeichert.

Fahrauftrag

Dokument  Fahrauftrag
Auf den Button „Fahrauftrag“ klicken.

Es wird eine PDF-Datei erzeugt.

Benachrichtigungen

Es können weitere Empfänger für den Versand von Auftragsbezogenen Benachrichtigungen hinzugefügt werden.
E-Mail Adresse oder Mobilfunknummer hinterlegen.
Es werden keine automatischen E-Mails generiert.

Über den Button „Entfernen“ werden die Empfänger gelöscht.

Fahrerstatus

Auszug aus der Fahrerstatus Historie

Angezeigt werden:
Fahrerstatus, Hinweise und Kilometerstände die der Fahrer eingibt.
Infos zum Versand der Auftragsbezogenen E-Mails die der Benutzer versendet z.B:

  • Auftragsbestätigung an Kunde
  • Fahrauftrag an Fahrer
  • Verfügbarkeitsanfrage an Partner(Lieferant)